Dua proposal dapat mempunyai judul yang sama: “penyusunan Laporan Tahunan dan Laporan Keberlanjutan”.
Namun satu penyedia mungkin hanya menghitung penulisan dan desain. Penyedia lain memasukkan koordinasi data, wawancara, penerjemahan, pemeriksaan mutu, dan pengelolaan proyek.
Kalau ruang lingkupnya berbeda, harga akhirnya juga tidak dapat dibandingkan begitu saja.
| Yang dibandingkan | Pertanyaan praktis |
|---|---|
| Ruang lingkup | Pekerjaan apa yang benar-benar termasuk? |
| Tanggung jawab | Apa yang dikerjakan penyedia dan apa yang tetap dikerjakan perusahaan? |
| Kesiapan data | Asumsi apa yang dipakai tentang data, komentar, dan angka audit? |
| Mutu | Bagaimana fakta, angka, bukti, dua bahasa, dan versi diperiksa? |
| Kemampuan | Apa peran penyedia pada pekerjaan serupa yang pernah dilakukan? |
| Dasar harga | Apakah angka yang dibandingkan mempunyai jenis dan ruang lingkup yang sama? |
Samakan pekerjaannya sebelum membandingkan angkanya
Section titled “Samakan pekerjaannya sebelum membandingkan angkanya”Mulailah dari keluaran yang harus diterima.
Apakah pekerjaan mencakup:
- Laporan Tahunan;
- Laporan Keberlanjutan;
- satu atau dua bahasa;
- penulisan dari bahan mentah;
- wawancara;
- penerjemahan;
- desain dan infografik;
- fotografi;
- pencetakan;
- berkas digital;
- berkas sumber;
- pengelolaan proyek;
- pemeriksaan mutu.
Semakin banyak perbedaan di daftar ini, semakin tidak berguna perbandingan harga langsung.
Bedakan aktivitas dan tanggung jawab
Section titled “Bedakan aktivitas dan tanggung jawab”Dua penyedia dapat sama-sama menulis “koordinasi data”, tetapi maksudnya berbeda.
Penyedia A mungkin hanya mengirim daftar kebutuhan data. Penyedia B mungkin ikut mengejar jawaban, mengelompokkan temuan, memeriksa kelengkapan, dan mengatur rapat klarifikasi.
Karena itu, pertanyaan yang lebih penting adalah:
siapa mengerjakan apa, dan apa yang tetap menjadi tanggung jawab perusahaan?
Hal yang sama berlaku untuk penulisan, penerjemahan, penelaahan, dan persetujuan.
Tanyakan asumsi tentang kesiapan data
Section titled “Tanyakan asumsi tentang kesiapan data”Proposal sering tampak rapi karena banyak asumsi tidak ditulis.
Contohnya:
- data dianggap sudah siap;
- satu koordinator dianggap dapat mewakili semua bagian;
- angka audit dianggap tersedia pada tanggal tertentu;
- komentar dianggap terkonsolidasi;
- terjemahan dianggap dimulai setelah naskah stabil.
Jika asumsi ini gagal, jadwal dan biaya dapat berubah.
Lebih baik asumsi dibuat terlihat sejak awal daripada baru ditemukan setelah proyek berjalan.
Bandingkan cara menjaga mutu
Section titled “Bandingkan cara menjaga mutu”“Pemeriksaan mutu” bukan satu aktivitas tunggal.
Penyedia sebaiknya dapat menjelaskan bagaimana mereka memeriksa:
- konsistensi fakta dan angka;
- hubungan klaim dengan bukti;
- kelengkapan pengungkapan;
- kesepadanan dua bahasa;
- perubahan versi;
- hasil setelah masuk tata letak.
Pemeriksaan Bahasa, Penjaminan Mutu Pelaporan, dan Penelaahan Regulator Itu Berbeda menjelaskan mengapa pemeriksaan bahasa saja belum cukup.
Nilai kemampuan dari pekerjaan yang benar-benar pernah dilakukan
Section titled “Nilai kemampuan dari pekerjaan yang benar-benar pernah dilakukan”Daftar klien atau contoh laporan berguna, tetapi jangan berhenti di sana.
Tanyakan:
- apa ruang lingkup penyedia pada proyek tersebut;
- peran apa yang mereka pegang;
- siapa anggota tim yang benar-benar mengerjakan;
- masalah apa yang mereka kelola;
- bagian mana yang dikerjakan pihak lain.
Label “konsultan”, “agensi”, atau “pekerja independen” tidak otomatis menunjukkan mutu.
Yang lebih penting adalah kemampuan yang relevan dengan pekerjaan yang akan dibeli.
Harga mempunyai jenis yang berbeda
Section titled “Harga mempunyai jenis yang berbeda”Jangan mencampur:
- anggaran;
- Harga Perkiraan Sendiri (HPS), jika memang berada dalam rezim pengadaan yang memakai istilah tersebut;
- penawaran awal;
- penawaran setelah negosiasi;
- nilai kontrak;
- tagihan;
- pengeluaran aktual.
Masing-masing menjawab pertanyaan yang berbeda.
Harga Laporan Tahunan dan Laporan Keberlanjutan: Kenapa Angka Tanpa Ruang Lingkup Tidak Cukup membahas masalah ini lebih rinci.
Urutan yang lebih sehat
Section titled “Urutan yang lebih sehat”Urutan yang lebih sehat adalah menyamakan ruang lingkup dan pembagian tanggung jawab terlebih dahulu, memeriksa asumsi dan risiko, lalu membandingkan kemampuan dan dasar harga sebelum memutuskan.
Harga tetap penting.
Namun harga baru mempunyai arti ketika perusahaan tahu pekerjaan apa yang sebenarnya sedang dibeli.