Dalam banyak proses pengadaan, perusahaan menggunakan Request for Proposal (RFP) untuk meminta calon penyedia menjelaskan cara kerja dan harga. Nama dokumennya dapat berbeda, tetapi masalahnya sama: jika kebutuhan ditulis terlalu kabur, setiap penyedia akan menebak ruang lingkup dengan cara sendiri.
Akibatnya, proposal terlihat dapat dibandingkan karena judul proyeknya sama, padahal pekerjaan yang dihitung berbeda.
| Bagian RFP | Yang perlu dibuat jelas |
|---|---|
| Tujuan dan hasil | Masalah apa yang ingin diselesaikan dan apa yang harus diserahkan |
| Ruang lingkup | Pekerjaan apa yang termasuk dan tidak termasuk |
| Tanggung jawab | Siapa melakukan apa |
| Ketidakpastian | Asumsi apa yang belum dapat dipastikan |
| Penelaahan dan persetujuan | Siapa memeriksa, memberi komentar, dan menyetujui |
| Kemampuan penyedia | Bukti pengalaman dan peran yang relevan |
| Dasar harga | Komponen harga, pajak, biaya pihak ketiga, dan masa berlaku |
| Batas selesai | Kapan pekerjaan dianggap tuntas |
Mulai dari tujuan dan hasil yang harus diserahkan
Section titled “Mulai dari tujuan dan hasil yang harus diserahkan”RFP perlu menjelaskan mengapa proyek dilakukan dan apa yang harus diterima perusahaan.
Contohnya:
- Laporan Tahunan;
- Laporan Keberlanjutan;
- satu atau dua bahasa;
- berkas digital;
- versi cetak;
- berkas sumber;
- konten turunan jika memang dibutuhkan.
Tujuan juga perlu konkret. “Menyusun laporan” terlalu umum.
Apakah perusahaan ingin memperbaiki koordinasi data, memperkuat mutu narasi, mengurangi perbedaan dua bahasa, atau memastikan tenggat penerbitan lebih terkendali?
Tujuan yang jelas membantu penyedia menawarkan cara kerja yang relevan.
Jelaskan ruang lingkup dan pembagian tanggung jawab
Section titled “Jelaskan ruang lingkup dan pembagian tanggung jawab”Pekerjaan dapat mencakup:
- analisis kesenjangan;
- koordinasi data;
- wawancara;
- penulisan;
- penyuntingan;
- penerjemahan;
- desain;
- infografik;
- fotografi;
- pemeriksaan mutu;
- pencetakan;
- pengelolaan proyek.
Untuk setiap bagian, jelaskan apa yang dilakukan penyedia dan apa yang tetap dilakukan perusahaan.
Kalimat “penyedia bertanggung jawab menyelesaikan laporan” terlalu luas untuk menjadi pembagian tanggung jawab yang sehat.
Nyatakan hal yang masih belum pasti
Section titled “Nyatakan hal yang masih belum pasti”Perusahaan tidak harus mengetahui semua jawaban saat RFP diterbitkan.
Namun ketidakpastian perlu terlihat.
Misalnya:
- tanggal angka audit akhir belum pasti;
- jumlah wawancara masih diperkirakan;
- struktur persetujuan sedang diperbarui;
- jumlah cetak belum ditentukan.
Hal seperti ini dapat dibawa ke Rapat Penjelasan Pengadaan: Apa yang Harus Jelas sebelum Penyedia Menawar?.
Lebih baik mencatat hal yang belum pasti daripada membiarkan penyedia membuat asumsi berbeda secara diam-diam.
Jelaskan cara penelaahan, pemeriksaan mutu, dan persetujuan
Section titled “Jelaskan cara penelaahan, pemeriksaan mutu, dan persetujuan”RFP sebaiknya memberi gambaran:
- siapa mengirim komentar;
- apakah komentar dikonsolidasikan;
- berapa lama waktu penelaahan;
- siapa yang menyelesaikan komentar yang bertentangan;
- siapa yang memberi persetujuan;
- kapan sebuah bagian dianggap selesai.
Jika perusahaan meminta revisi tanpa batas, jelaskan juga apa yang terjadi jika ada tambahan ruang lingkup atau perubahan setelah bagian sudah disetujui.
Minta bukti kemampuan yang relevan
Section titled “Minta bukti kemampuan yang relevan”Portofolio berguna, tetapi perusahaan perlu tahu apa peran penyedia dalam pekerjaan yang ditampilkan.
Tanyakan:
- apa ruang lingkupnya;
- siapa anggota timnya;
- apa tanggung jawab mereka;
- masalah apa yang mereka kelola;
- bagian mana yang dikerjakan pihak lain.
Daftar klien tanpa penjelasan peran mudah memberi kesan kemampuan yang lebih luas daripada pekerjaan yang benar-benar pernah dilakukan.
Buat dasar harga dapat dibandingkan
Section titled “Buat dasar harga dapat dibandingkan”Jelaskan:
- mata uang;
- pajak;
- syarat pembayaran;
- biaya pihak ketiga;
- pencetakan;
- pekerjaan pilihan;
- biaya perjalanan jika ada;
- masa berlaku penawaran.
Dengan dasar yang sama, perbedaan harga menjadi lebih mudah dibaca.
Cara Membandingkan Penyedia Laporan Tahunan dan Laporan Keberlanjutan membahas cara mengevaluasi proposal setelah semua penawaran masuk.
Definisikan apa arti “selesai”
Section titled “Definisikan apa arti “selesai””Apakah proyek selesai ketika naskah disetujui? Ketika materi desain akhir selesai? Ketika laporan terbit? Ketika berkas sumber dan arsip diserahkan?
Pertanyaan ini sederhana, tetapi penting.
RFP yang baik tidak harus panjang.
Ia harus cukup jelas agar perusahaan dan calon penyedia memahami masalah yang sama, hasil yang sama, batas pekerjaan yang sama, dan dasar evaluasi yang sama.