Kenapa Persetujuan Akhir Harus Dipisahkan dari Penyuntingan

Seorang penyunting dapat memperbaiki kalimat.

Seorang pemeriksa mutu dapat menyatakan bahwa angka dan bukti sudah sesuai.

Namun keduanya belum tentu mempunyai kewenangan untuk menyatakan isi tersebut boleh diterbitkan.

Itulah alasan persetujuan akhir perlu dipisahkan dari penyuntingan.

Kegiatan	Fungsi utamanya	Hasilnya
Penyuntingan	Memperbaiki susunan, kejelasan, dan bahasa	Isi menjadi lebih jelas dan rapi
Penelaahan	Memberi masukan dari sudut tertentu	Komentar atau temuan
Penjaminan mutu	Memeriksa kriteria yang ditetapkan	Status pemeriksaan
Persetujuan	Memberi kewenangan untuk melanjutkan	Keputusan pada versi tertentu

Penyuntingan memperbaiki isi

Penyuntingan dapat mengubah:

• susunan;
• kejelasan;
• pilihan kata;
• tata bahasa;
• alur penjelasan.

Penyunting dapat sangat berpengalaman, tetapi pengalaman tidak otomatis memberi kewenangan menerbitkan.

Penelaahan memberi masukan

Penelaah dapat memeriksa dari sudut berbeda:

• fakta;
• keuangan;
• hukum;
• tata kelola;
• keberlanjutan;
• bahasa;
• desain.

Hasil penelaahan adalah komentar atau temuan.

Komentar belum tentu berarti keputusan.

Penjaminan mutu memeriksa kriteria

Penjaminan mutu bertanya apakah kriteria tertentu sudah terpenuhi.

Contohnya:

• apakah angka konsisten;
• apakah klaim mempunyai bukti;
• apakah pengungkapan lengkap;
• apakah dua bahasa sepadan;
• apakah versi yang dipakai benar.

Penjaminan mutu dapat menyatakan pemeriksaan tertentu selesai.

Namun ia belum tentu menjadi pihak yang berwenang memberi persetujuan penerbitan.

Persetujuan adalah keputusan

Persetujuan menjawab:

apakah versi ini boleh bergerak ke tahap berikutnya?

Karena itu persetujuan perlu terikat pada objek yang jelas.

Apakah yang disetujui:

• satu paragraf;
• satu bab;
• tabel;
• desain;
• seluruh naskah;
• materi akhir siap terbit?

Kalimat “sudah dicek direksi” terlalu kabur jika tidak jelas apa yang sebenarnya disetujui.

Persetujuan perlu terikat pada versi

Bayangkan pimpinan menyetujui versi 5.

Setelah itu, tim mengubah angka di versi 6.

Jika tidak ada catatan, semua orang dapat merasa “sudah disetujui”, padahal versi yang diterbitkan bukan versi yang pernah dilihat pemberi persetujuan.

Karena itu catatan persetujuan setidaknya perlu menjawab:

• siapa;
• apa yang disetujui;
• versi mana;
• kapan;
• apakah ada syarat.

Bagian yang sudah disetujui dapat dibuka kembali

Kadang perlu.

Misalnya karena:

• angka audit berubah;
• ditemukan kesalahan fakta;
• terjadi peristiwa penting;
• ada ketentuan baru.

Prosesnya dapat seperti ini:

disetujui
→ dibuka kembali
→ diperbaiki
→ diperiksa lagi
→ disetujui lagi

Pembukaan kembali bukan kegagalan.

Yang penting alasannya terlihat.

Revisi Tanpa Batas Bukan Strategi Pengelolaan Proyek membahas bagaimana perubahan setelah persetujuan sebaiknya dikelola.

Laporan Tahunan dan Laporan Keberlanjutan tidak selalu mempunyai jalur persetujuan yang sama

Beberapa informasi mempunyai penanggung jawab atau pemberi persetujuan yang berbeda.

Satu siklus pelaporan tidak berarti semua keputusan harus diambil oleh orang yang sama.

Yang dibutuhkan adalah peta yang jelas: informasi apa, siapa menelaah, siapa menyetujui, dan versi mana yang berlaku.

Penyuntingan membuat isi lebih baik.

Persetujuan memberi kewenangan kepada isi tersebut untuk bergerak.

Keduanya penting, tetapi bukan pekerjaan yang sama.