Sebuah proyek dapat dimulai dengan kerangka acuan kerja atau Term of Reference (TOR) yang terlihat jelas. Beberapa minggu kemudian, perusahaan dan penyedia mempunyai ingatan berbeda tentang apa yang sebenarnya termasuk ruang lingkup.
Masalahnya sering bukan niat buruk.
Ruang lingkup memang dapat dijelaskan atau berubah pada beberapa titik sebelum dan setelah kontrak.
TOR adalah acuan awal, bukan seluruh sejarah proyek
Section titled “TOR adalah acuan awal, bukan seluruh sejarah proyek”TOR menjelaskan kebutuhan awal perusahaan.
Dalam beberapa proses, perusahaan juga menggunakan Request for Proposal (RFP) untuk meminta calon penyedia menjelaskan cara kerja dan penawaran.
Dokumen awal dapat memuat:
- hasil yang harus diserahkan;
- ruang lingkup;
- jadwal;
- tanggung jawab;
- kualifikasi;
- cara evaluasi;
- ketentuan harga.
Namun dokumen awal tidak selalu menjawab seluruh pertanyaan rinci.
Klarifikasi tidak selalu berarti perubahan
Section titled “Klarifikasi tidak selalu berarti perubahan”Sebelum penawaran, calon penyedia dapat bertanya:
Apakah penerjemahan termasuk?
atau:
Siapa yang melakukan pengumpulan data?
Jawaban dapat sekadar memperjelas maksud dokumen.
Tetapi jika jawaban tersebut mengubah dasar penawaran, perubahan perlu dicatat melalui mekanisme resmi yang berlaku.
Jangan bergantung pada ingatan peserta rapat.
Proposal membawa asumsi
Section titled “Proposal membawa asumsi”Penyedia hampir selalu mempunyai asumsi.
Contohnya:
- data tersedia pada tanggal tertentu;
- komentar masuk melalui satu koordinator;
- jumlah cetak tertentu;
- fotografi tidak termasuk;
- angka audit tersedia sebelum penguncian isi.
Asumsi perlu terlihat karena ia memengaruhi risiko, jadwal, dan harga.
Negosiasi dapat mengubah kesepakatan
Section titled “Negosiasi dapat mengubah kesepakatan”Pada tahap negosiasi, perusahaan dan penyedia dapat menyepakati harga, jadwal, ruang lingkup, atau syarat tertentu.
Setelah itu, tim proyek perlu tahu dokumen mana yang menjadi acuan kerja resmi.
Artikel ini tidak menafsirkan hak atau kewajiban hukum dalam kontrak. Jika ada sengketa atau pertanyaan hukum, gunakan fungsi yang memang berwenang dan kompeten.
Dari sisi pengelolaan pelaporan, yang penting adalah keterlacakan:
kebutuhan awal→ klarifikasi→ asumsi→ kesepakatan→ kontrak→ perubahan proyekPerubahan setelah proyek berjalan adalah hal berbeda
Section titled “Perubahan setelah proyek berjalan adalah hal berbeda”Setelah proyek dimulai, perusahaan dapat meminta keluaran baru, data baru dapat muncul, atau jadwal dapat berubah.
Sebelum menyimpulkan bahwa perubahan itu menambah biaya, klasifikasikan dulu:
- apakah ini koreksi;
- apakah ini pembaruan data yang memang sudah diperkirakan;
- apakah ini perubahan ruang lingkup;
- apakah ini akibat ketergantungan yang terlambat.
Revisi Tanpa Batas Bukan Strategi Pengelolaan Proyek membahas perbedaan jenis perubahan.
Satu perubahan dapat memengaruhi dua laporan
Section titled “Satu perubahan dapat memengaruhi dua laporan”Misalnya ada perubahan struktur tata kelola.
Dampaknya dapat masuk ke:
- Laporan Tahunan;
- Laporan Keberlanjutan;
- dua bahasa;
- infografik;
- persetujuan.
Karena itu catatan perubahan sebaiknya tidak hanya menyebut “halaman yang direvisi”, tetapi informasi apa yang berubah dan bagian mana yang bergantung padanya.
Simpan jejak ruang lingkup
Section titled “Simpan jejak ruang lingkup”Catatan minimum dapat memuat:
butir pekerjaan→ dokumen acuan→ termasuk / tidak termasuk→ asumsi→ klarifikasi→ perubahan→ keputusan→ dampak jadwal→ dampak biayaTujuannya bukan menambah birokrasi.
Tujuannya agar tahun berikutnya perusahaan tidak kembali berkata:
“Saya ingat waktu rapat dulu katanya ini termasuk.”