Bayangkan bagian sumber daya manusia mengirim tabel jumlah karyawan kepada tim penyusun laporan. Siapa pemilik informasinya?
Bukan orang yang mengunduh berkas. Bukan pula koordinator laporan hanya karena ia yang meminta data.
Orang atau fungsi yang bertanggung jawab atas arti, batas cakupan, dan kebenaran informasi itulah yang perlu dapat ditelusuri sebagai penanggung jawab informasi.
Satu laporan, banyak penanggung jawab
Section titled “Satu laporan, banyak penanggung jawab”Laporan Tahunan dan Laporan Keberlanjutan menggabungkan informasi dari banyak bagian perusahaan. Ada keuangan, operasi, risiko, sumber daya manusia, hukum, teknologi, lingkungan, sosial, dan tata kelola.
Karena itu tidak masuk akal jika satu orang dianggap “memiliki semua data laporan”.
Koordinator laporan mempunyai peran penting, tetapi perannya berbeda. Ia membantu memastikan permintaan dikirim, tenggat terlihat, masalah diarahkan, dan jawaban dikumpulkan.
Penanggung jawab informasi menjawab pertanyaan yang berbeda:
Apakah data ini benar? Apa yang dimaksud angka ini? Batas cakupannya apa? Apakah penjelasan yang ditulis sudah sesuai dengan kenyataan?
Lima peran yang sering tercampur
Section titled “Lima peran yang sering tercampur”Dalam praktik, setidaknya ada lima peran yang perlu dibedakan:
| Peran | Pertanyaan yang dijawab |
|---|---|
| Koordinator | Apakah pekerjaan bergerak dan masalah diarahkan ke pihak yang tepat? |
| Penanggung jawab informasi | Apakah informasi ini benar, tepat batas cakupannya, dan dapat dijelaskan? |
| Penyedia data | Siapa yang menyiapkan atau mengirim data? |
| Penelaah | Siapa yang memeriksa isi dari sudut tertentu? |
| Pemberi persetujuan | Siapa yang berwenang menyatakan versi ini boleh dilanjutkan atau diterbitkan? |
Satu orang dapat memegang lebih dari satu peran. Yang penting, perannya jelas.
Tanggung jawab tetap dapat ditelusuri, walaupun pekerjaan berpindah tangan
Section titled “Tanggung jawab tetap dapat ditelusuri, walaupun pekerjaan berpindah tangan”Sebuah informasi dapat melewati banyak tangan.
Contohnya, bagian operasi dapat menyiapkan data, koordinator menerimanya, penulis membuat narasi, bagian operasi menelaah, lalu pimpinan memberi persetujuan.
Orang yang memegang berkas berubah. Tugas yang dilakukan juga berubah. Namun organisasi tetap perlu tahu siapa yang bertanggung jawab atas informasi dasarnya.
Inilah perbedaan antara tanggung jawab informasi dan sekadar siapa yang sedang memegang pekerjaan.
Satu informasi dapat dipakai di dua laporan
Section titled “Satu informasi dapat dipakai di dua laporan”Data jumlah tenaga kerja, misalnya, dapat muncul di Laporan Tahunan dan Laporan Keberlanjutan. Jika setiap tim meminta data sendiri, perusahaan mudah menghasilkan dua angka yang berbeda hanya karena waktu pengambilan atau definisinya tidak sama.
Lebih baik satu objek informasi mempunyai:
- definisi;
- periode;
- batas cakupan;
- penanggung jawab;
- sumber;
- versi;
- bagian laporan yang menggunakannya.
Dengan cara ini, tim dapat memakai satu dasar yang sama dan tetap menyesuaikan cara penyajiannya sesuai kebutuhan masing-masing laporan.
Ruang Bukti Pelaporan: Menghubungkan Klaim, Data, dan Sumber membahas cara menjaga hubungan antara informasi dan bukti. Alur Kerja Laporan Tahunan dan Laporan Keberlanjutan: Dari Permintaan Data ke Laporan Akhir membahas apa yang terjadi setelah informasi mulai bergerak dari satu pihak ke pihak lain.
Tanda bahwa tanggung jawab informasi belum jelas
Section titled “Tanda bahwa tanggung jawab informasi belum jelas”Beberapa gejala mudah dikenali:
- permintaan data terus diteruskan dari satu bagian ke bagian lain;
- orang yang paling cepat menjawab dianggap sebagai pemilik data;
- angka berubah tetapi tidak jelas siapa yang berhak mengesahkan;
- penulis memilih sendiri di antara dua angka yang berbeda;
- komentar saling bertentangan tanpa ada pihak yang memutuskan;
- tahun berikutnya tim kembali bertanya, “data ini sebenarnya punya siapa?”
Masalah seperti ini bukan sekadar masalah komunikasi. Ia menunjukkan bahwa tanggung jawab informasi belum dirancang dengan baik.
Prinsip sederhananya
Section titled “Prinsip sederhananya”Tidak semua data harus dimiliki oleh satu pusat.
Yang lebih penting adalah:
setiap informasi penting harus mempunyai penanggung jawab yang dapat ditemukan, sumber yang dapat diperiksa, dan jalur keputusan yang jelas.
Dengan begitu, koordinator tidak dipaksa menjadi ahli semua hal, penulis tidak dipaksa menebak fakta, dan pemberi persetujuan tahu apa yang sebenarnya sedang ia setujui.