Manajer Proyek Laporan Tahunan dan Laporan Keberlanjutan Sebenarnya Mengelola Apa?

Manajer proyek sering menjadi orang pertama yang dicari ketika pekerjaan terlambat.

Lama-lama perannya dapat berubah menjadi “orang yang harus tahu semuanya”.

Itu tidak sehat.

Manajer proyek tidak seharusnya menjadi pemilik semua data, penulis semua bab, dan pemberi keputusan untuk semua masalah.

Perannya adalah membuat pekerjaan terlihat dan bergerak.

Manajer proyek perlu	Manajer proyek tidak perlu
Menjaga status pekerjaan terlihat	Menjadi pemilik semua data
Menunjukkan ketergantungan	Menjadi ahli semua isi laporan
Mengarahkan masalah ke pihak yang tepat	Mengambil keputusan yang bukan kewenangannya
Menjaga tenggat dan tindak lanjut	Menulis semua bagian laporan sendiri
Menyiapkan eskalasi yang jelas	Menyimpan seluruh konteks hanya di kepalanya

Manajer proyek tidak menggantikan penanggung jawab informasi

Jika data tenaga kerja salah, tanggung jawab faktanya tetap berada pada fungsi yang memahami data tersebut.

Jika satu pengungkapan membutuhkan keputusan pimpinan, manajer proyek tidak mengambil keputusan atas nama pimpinan.

Yang dilakukan manajer proyek adalah memastikan:

• penanggung jawab ditemukan;
• permintaan jelas;
• tenggat terlihat;
• masalah diarahkan;
• keputusan yang dibutuhkan dinaikkan ke pihak yang tepat;
• status pekerjaan diperbarui.

Status lebih berguna daripada persentase saja

Dua pekerjaan dapat sama-sama disebut “80 persen selesai”, tetapi risikonya berbeda.

Satu mungkin hanya menunggu persetujuan.

Yang lain mungkin masih menunggu data utama.

Karena itu status seperti berikut lebih berguna:

diminta
→ diterima
→ perlu klarifikasi
→ ditulis
→ ditelaah
→ direvisi
→ diperiksa mutunya
→ disetujui

Alur Kerja Laporan Tahunan dan Laporan Keberlanjutan: Dari Permintaan Data ke Laporan Akhir membahas cara berpikir ini lebih rinci.

Kelola ketergantungan

Manajer proyek perlu melihat pekerjaan yang menunggu pekerjaan lain.

Contoh:

• pembahasan kinerja menunggu angka tertentu;
• terjemahan menunggu naskah sumber;
• desain akhir menunggu persetujuan isi.

Jika ketergantungan tidak terlihat, orang mudah menyalahkan bagian yang tampak lambat padahal ia memang menunggu masukan.

Kelola serah terima

Pelaporan penuh dengan perpindahan pekerjaan dari penanggung jawab informasi ke koordinator, penulis, penelaah, penerjemah, desainer, dan pemeriksa.

Yang perlu berpindah bukan hanya berkas, tetapi juga konteks.

Kelola masalah dan keputusan secara berbeda

Masalah tidak selalu membutuhkan data baru.

Kadang semua data sudah ada, tetapi belum ada pihak yang memutuskan.

Manajer proyek perlu dapat membedakan:

• permintaan informasi;
• temuan penelaahan;
• permintaan keputusan;
• permintaan persetujuan.

Masing-masing mempunyai jalur penyelesaian berbeda.

Jadwal tetap penting

Namun jadwal yang baik tidak hanya berisi tanggal. Ia juga menunjukkan pekerjaan, status, penanggung jawab, ketergantungan, dan tenggat.

Dengan begitu, keterlambatan dapat diketahui sebelum hari terakhir.

Eskalasi harus membantu pengambil keputusan

Eskalasi bukan sekadar meneruskan pesan ke atasan.

Eskalasi yang baik menjelaskan:

• apa yang tertahan;
• mengapa;
• keputusan apa yang dibutuhkan;
• dari siapa;
• kapan dibutuhkan;
• apa dampaknya jika tidak selesai.

Pengambil keputusan mendapat masalah yang sudah diringkas, bukan seluruh riwayat percakapan.

Manajer proyek juga menjaga pengetahuan

Pada akhir siklus, pastikan hal-hal penting tidak hilang:

• peta penanggung jawab;
• catatan masalah;
• catatan keputusan;
• sumber penting;
• pelajaran untuk tahun berikutnya.

Manajer proyek yang baik tidak membuat dirinya tidak tergantikan.

Ia membuat keadaan proyek cukup jelas sehingga orang lain dapat memahami apa yang terjadi tanpa membaca seluruh percakapan tim.